Yes I can! Erfolgreich die Zeit managen

„Och sind die niedlich! Und so lustig“, denkt man sich, und zack ist der Mausklick auf dem nächsten Katzenvideo gelandet. Was mit einer harmlosen Unterbrechung des Arbeitstages beginnt, kann für so manch einen schnell im Social Media Strudel enden. Und die diversen Plattformen sind nicht die einzigen Zeitfresser, die einem den Tag über aus dem Rhythmus bringen. Striktes Zeitmanagement kann sich daher lohnen. Doch Achtung: Es besteht die Gefahr der Überorganisation.

Wie entsteht zeitliches Missmanagement?

„Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“. Eine alte Weisheit, die mit Sicherheit ihre Zeit hatte, an Tagen mit acht Meetings, sozialen und oder familiären Verpflichtungen allerdings nicht mehr zu vereinbaren ist. Im Gegenteil. Wer sich zu viel auflädt, wird höchstwahrscheinlich von dem Berg an To-Dos erschlagen. Und hier liegt auch die Crux der vermeintlich unterstützenden To-Do-Listen. Sie überfordern mit einer Vielzahl an Auswahlmöglichkeiten, von denen der Mensch von Natur aus zunächst die einfachsten, kleinsten abarbeitet. Zudem fehlt eine konkrete Zeit- und Zielvorgabe, die den psychologischen Anspruch nimmt, eine Selbstverpflichtung einzugehen. Offene Tasks in eine neue Liste zu übertragen, fällt im Zweifel nicht schwer. Doch wer kann schon ehrlich von sich behaupten, jeden Tag mit einer komplett abgehakten To-Do-Liste abzuschließen?

Worin am Arbeitsplatz die häufigsten Ablenkungen von der eigentlichen Arbeit besteht, erfasste Statista bereits im Jahr 2011 in einer Studie. Auf Platz eins: Telefongespräche, gefolgt durch das Beantworten von E-Mails, Gespräche mit Kollegen und, schon damals aktuell, Facebook. Auch ungeplante Meetings und die Websuche lenkten von den eigentlichen Aufgaben ab. Plattformen wie Instagram oder LinkedIn steckten damals vergleichsweise noch in den Kinderschuhen.

Heute sind die sozialen Medien eine größere Ablenkung denn je. Laut Einer Marktforschungsumfrage verbringen Nutzer inzwischen rund 3,7 Stunden täglich am Smartphone. Zwar hat das Homeoffice den Plausch am Kopierer oder in der Kaffeeküche eliminiert, jedoch lauern auch im eigenen Zuhause reichlich Ablenkungen. Kochen zählt für 59 Prozent einer Erhebung dazu, bei 55 Prozent ist es der Fernseher, 52 Prozent machen nebenher ihre Wäsche, während 47 Prozent online shoppen. Und 41 Prozent spielen mit ihren Kindern.

Boxen und Tomaten als Hilfsmittel

Nun mag das selbstverständlich nicht für jeden gelten. Ob tatsächlich ein zeitliches Missmanagement vorliegt, lässt sich mit einer einfachen Frage klären: „Wäre eine Aufgabe, statt in zwei auch in einer Stunde machbar gewesen?“ Falls die Antwort „Ja“ lautet, kann ein unterstützendes Tool zu mehr Effizienz verhelfen. Ein Beispiel: Timeboxing. Die Methode, die auch Bill Gates oder Elon Musk verwenden, motiviert vor allem durch ihren Deadline-Effekt.

Beim Timeboxing wird für jede Aufgabe ein Zeitfenster geblockt, in dem sie abzuschließen ist. Dadurch lässt sich die Arbeitszeit effizient strukturieren. In der Praxis sind die folgenden drei Schritte notwendig:

1. Einen Überblick über die Aufgaben verschaffen. Und dabei sowohl alltäglich Routinearbeiten, als auch alleinstehende Projekte berücksichtigen.
2. Realistisch abschätzen, wie viel Zeit die jeweiligen Aufgaben in Anspruch nehmen und entsprechend in den Kalender übertragen. Dabei sind 15 Minuten ebenso möglich wie fünf Stunden.
3. Zu guter Letzt gilt es, die Pausen nicht zu vergessen und diese ebenfalls strikt zu befolgen.

Stichwort Pausen: Wer erinnert sich noch an die Pomodoro-Methode? Angelehnt an die Eieruhr in Tomatenform basiert sie darauf, den Tagesplan in 25-Minuten-Abschnitte zu unterteilen. Auf 25 Minuten höchstkonzentrierte Arbeit erfolgen je fünf Minuten Pause. Nach vier Wiederholungen erfolgt eine 30-minütige Pause.

Bei beiden Methoden gilt es jedoch zu berücksichtigen, dass durchaus spontane Aufgaben, Telefonate oder Meetings anfallen könnten.

Der Teufel liegt im Detail: Überorganisation

Wer nun jedoch jede kleinste Lücke im Kalender mit Zeit füllt, um effektiver zu arbeiten, wird sich langfristig nicht produktiver, sondern gestresst fühlen. Ganz nach der Faustregel: Wer mehr Zeit hat, schafft mehr Aufgaben. Damit das nicht passiert, empfiehlt das Manager Magazin drei Regeln:

1. Die Menge der Aufgaben reduzieren. Dabei hilft es, in Priorität anstelle von in Zeit zu denken und die wichtigsten Aufgaben abzuarbeiten. Wer seine Kapazitäten zu optimistisch einschätzt, gerät ins Schleudern.
2. Entscheidungen durch Prinzipien ersetzen. Ein einfaches Beispiel: Steve Jobs, der prinzipiell immer das gleiche Outfit trug und so Zeit vor dem Kleiderschrank sparte. Im Job könnte ein Prinzip beispielsweise sein: Keine Meetings nach 13 Uhr.
3. Ablenkung durch Struktur minimieren. Soziale Medien nutzen bewusst die „Schwachstelle der menschlichen Psyche“, um Abzulenken und Nutzer möglichst lange auf den Plattformen zu halten. Besser: das WLAN für einen bestimmten Zeitraum deaktivieren.

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