Onboarding, auch als Einführungsprozess für neue Mitarbeiter bekannt, ist ein wichtiger Bestandteil jeder Personalstrategie. Es geht darum, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, ihnen das Unternehmen und ihre Aufgaben vorzustellen und sicherzugehen, dass sie sich schnell und erfolgreich in ihre neue Rolle einfinden. Doch wie gelingt das?
Onboarding beginnt noch vor dem ersten Tag
Zunächst eine Einordnung: Der Begriff Onboarding stammt aus dem Bereich des Personalmanagements. Und ist in Zeiten des „War for Talents“ durchaus Thema. Allein auf Google erscheinen 315.000.000 Treffer. Aber warum ist ein reibungsloser Eingewöhnungsprozess so entscheidend? Warum gilt nicht mehr nur „Learning by Doing“? Einfach ausgedrückt: Ein gutes Onbarding sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter nicht nur wohl, sondern auch angekommen fühlen. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Angestellter die Probezeit überdauert, ist deutlich höher, wenn er sich an seinem Arbeitsplatz gut aufgehoben fühlt und schnell ins Team findet. Zudem belegen Zahlen, dass bei Neueinstellungen mit gelungenem Onboarding eine um 54 Prozent höhere Produktivität vorliegt.
Ein effektives Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Es ist wichtig, dass das Unternehmen bereits im Vorfeld Kontakt mit ihr oder ihm aufnimmt, um alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen und eine Gelegenheit für Rückfragen zu bieten. Dazu gehören beispielsweise Informationen zur Anfahrt, der Kleiderordnung und zur Verfügbarkeit von Parkplätzen. Außerdem kann schriftlich der Ablauf des ersten Tages vorweggenommen werden:
- Wer nimmt ihn oder sie im Empfang?
- Welche Einführungsschulung wird es geben?
- Wie wird dieser Tag insgesamt gestaltet?
Aber auch telefonische Geburtstagsglückwünsche, sollte der Tag in die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn fallen, hinterlassen einen positiven Eindruck. Denn: Eben jene Gesten gelten (noch nicht) als selbstverständlich. Arbeitgeber können sich durch derartige Aufmerksamkeiten also durchaus von der Masse abheben.
Der erste Eindruck zählt
Am ersten Arbeitstag sollte ein Begrüßungsprogramm bereitstehen, das dem neuen Mitarbeiter einen Überblick über das Unternehmen und seine Kultur gibt. Hierbei kann es sich um eine Firmenpräsentation handeln, eine Führung durch die Räumlichkeiten oder ein Treffen mit den Kollegen während des gemeinsamen Mittagessens. Wichtig ist, dass der neue Mitarbeiter die Möglichkeit hat, das Arbeitsumfeld kennenzulernen und sich auszutauschen.
Ebenfalls nicht zu vernachlässigen: Der Arbeitsplatz sollte samt Rechner eingerichtet sein. Dabei geht es nicht nur darum, dass der Neuling seine Arbeit praktisch schnellstmöglich aufnehmen kann. Es zeigt: Wir sind auf dich eingestellt, haben an dich gedacht. Wer umgekehrt zunächst an einem leeren Platz sitzt, kommt sich möglicherweise verloren vor.
In den ersten Wochen sollte der neue Mitarbeiter auch in seine Aufgaben eingewiesen werden. Dazu gehören alle relevanten Prozesse und Systeme. Nur dann ist er in der Lage, seine Arbeit erfolgreich auszuführen. Es ist zudem eine gute Idee, einen Mentor oder eine Ansprechperson zu ernennen, an die er oder sie sich wenden kann, wenn Fragen aufkommen oder Unterstützung benötigt wird.
Onboarding: Mehr als nur Einarbeitung
Ein wichtiger Bestandteil des Onboardings ist auch die Feedback-Kultur innerhalb des Unternehmens. Hierbei geht es darum, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass die Arbeit wertgeschätzt wird und dass er sich immer an seine Vorgesetzten oder Kollegen wenden kann, wenn der Bedarf nach Feedback besteht.
Onboarding steht darüber hinaus für ein gutes Ankommen, die Einführung, die Einarbeitung und die Integration der neuen Mitarbeitenden im Unternehmen. Das umfasst viel mehr als den Blumenstrauß am ersten Tag. Denn: Durch ein effektives Onboarding gewinnt auch die Firma. Neben einer erhöhten Produktivität sorgt ein reibungsloser Einarbeitungsprozess nämlich auch für klar definierte Strukturen und minimiert dadurch insgesamt den Zeitaufwand für alle Beteiligten. Das macht Onboarding zu einem langfristigen Investment, das sich als Win-Win-Situation für alle Beteiligten herausstellen kann.
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