„Können Sie ausnahmsweise …?” So beginnen viele Gespräche, die für dauerhaft Stress im Job sorgen, weil die „Ausnahme” die Regel wird: Gelegentliche Überstunden werden Standard, zusätzliche Aufgaben landen immer bei dem, der sie eigentlich nur mal ausnahmsweise für ein paar Wochen übernehmen sollte. Der Arbeitsbelastung nimmt immer weiter zu und die Gespräche werden irgendwann enden mit dem Satz „Ich schaffe das nicht mehr!”. Aber das lässt sich ändern – mit ganz einfachen Strategien!
Strategie 1: Auf das Kerngeschäft fokussieren
Jeder hat einen Job, den er erledigen muss – seine Kernaufgabe(n). Die müssen im Mittelpunkt stehen. Immer. Denn an diesen Aufgaben misst man die Betroffenen – der Chef ebenso wie die Mitarbeiter. Ihre Erledigung darf niemand verschieben. Für diese A-Aufgaben müssen sie genügend Zeit im täglichen Kalender einplanen. Alle anderen Aufgaben sind B- und C–Aufgaben und können an andere Mitarbeiter delegiert werden.
Dabei gilt: Delegieren will gelernt sein. Die Mitarbeiter müssen Zeit haben, sich in die für sie neuen Aufgaben hineinzufinden. Dafür sind vom Vorgesetzten klare Ansagen sinnvoll, was man von ihnen erwartet, damit sie zum Beispiel statt der benötigten Skizze zu einem neuen Produkt keine aufwendige Video-Präsentation erstellen. Und bitte beachten: Wer zwar delegiert, dann aber im Multitasking-Modus doch alle Aufgaben selbst machen will, demotiviert andere und kommt nie aus der Überlastungs-Falle.
Strategie 2: Nein sagen lernen
Nein sagen. Hört sich leicht an, aber ein Nein in der richtigen Form zur richtigen Zeit kann unglaublich schwer sein – Kollegen oder auch der eigene Vorgesetzte könnten sich vor den Kopf gestoßen fühlen. Dennoch ist ein konsequentes Nein ein Schlüssel-Baustein auf dem Weg zu weniger Stress. Idealerweise verbindet man sein Nein mit einer Alternative: Aufgaben kann man neu aufteilen oder auch tauschen, vielleicht kann man als „Nein-Sager” einen kleineren Teil der Aufgabe übernehmen.
Wenn es beim absoluten Nein bleibt, sollte das gegenüber den Kollegen oder auch dem Chef deutlich werden – das ist nur fair!
Übrigens: Ein Nein lässt niemanden schlecht dastehen. Kollegen und Vorgesetzte verstehen ein Nein, wenn man es sachlich begründet. Besteht der Vorgesetzte trotz des Neins auf der Übernahme der Aufgabe, muss man die Konsequenzen aufzeigen – etwa, dass eine andere Aufgabe liegenbleiben muss. Man sollte dabei dem Impuls widerstehen, trotz eines Neins alles termingerecht zu erledigen. Wer immer Nein sagt und trotzdem alles schafft, dem wird man ein Nein nur noch schwer abnehmen.
Strategie 3: Negativen Stress in positiven umwandeln
Man kann Prioritäten setzen, man kann erfolgreich Nein sagen und wird dennoch immer wieder zu viel zu tun haben. Das gilt natürlich auch für die Mitarbeiter im eigenen Team. In diesem Fall hilft es, dem als negativ empfundenen Stress eine positive Richtung zu geben. Denn die Mitarbeiter (aber auch man selbst) verdauen Stress besser, wenn man das Ziel der Bemühungen als Licht am Ende des Tunnels sieht und es in den Mittelpunkt rückt: Das kann ein Produkt sein, das alle gemeinsam auf den Markt bringen wollen oder ein Kundenprojekt, das man gemeinsam abschließen möchte.
Das Ziel der gemeinsamen (stressigen) Herausforderungen muss greifbar bleiben, damit alle den Stress gemeinsam bewältigen wollen und können.
Wichtig ist es, als Führungskraft mit allen Beteiligten und Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben. Man selbst sieht so viel schneller, wo Stress zu einem Problem führen kann – und jeder einzelne Mitarbeiter fühlt sich durch den Austausch wertgeschätzt.
Strategie 4: Die Work-Life-Balance schützen
Work-Life-Balance. Ein Modewort, das das gesunde Nebeneinander und Miteinander eines stressigen Jobs und eines erfüllten Privatlebens ausdrücken soll. Tatsache ist: Gerade von Führungskräften erwarten die Unternehmen, dass sie auch im Privatleben mal die eine oder andere Mail „schnell” beantworten oder für wichtige Fragen telefonisch bereitstehen. Andererseits kann niemand 52 Wochen im Jahr, sieben Tage die Woche und 24 Stunden am Tag im Bereitschaftsmodus stehen und Vollgas geben: Urlaub ist ein Muss, wenn man gesund und leistungsfähig bleiben möchte. Feiertage und Wochenenden sollte zudem grundsätzlich arbeitsfrei sein.
Damit Work und Life also wirklich in Balance bleiben können, sind klare Absprachen im Unternehmen notwendig. Wann sind E-Mail- und Telefon-freie Zeiten? Welchen zeitlichen Spielraum für Rückmeldungen außerhalb der klassischen Bürozeiten vereinbart man? Und grundsätzlich sollte man auch regeln, mit welchem Vorlauf – gerade spontane – Arbeitsaufträge an jeden einzelnen Mitarbeiter herangetragen werden. Präsentationen für ein Vorstandsmeeting, das in zwei Stunden stattfindet, sind nicht wirklich sinnvoll – weder für die Qualität der Präsentation noch für die Work-Life-Balance.
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