Erfolgreiche Vermittler und Vermittlerbetriebe verbindet neben vielem anderen eines: Der Erfolg geht mit Prozessen einher, die Arbeitsabläufe verschlanken, Kosten senken und mehr Zeit lassen für das, was wirklich wichtig ist: Der Kunde. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Vermittler in fünf Schritten die Prozesse im eigenen Unternehmen verschlanken und optimieren.
Einen Schritt voraus, nicht hinterher sein
In einem ganz normalen Vermittlerbetrieb kann man die gelebte Arbeits-Realität heute oft so ganz gut beschreiben:
- haben wir schon immer so gemacht
- hat immer geklappt
- wir verdienen doch gutes Geld
- ach, das macht die Frau Müller …
Und fraglos stimmt das alles. Jahrelang (vielleicht sogar jahrzehntelang) hatte sich das Geschäftsmodell Versicherungsmakler geschliffen und auch nicht mehr groß verändert. Klar, die Produkte veränderten sich, die Vergleichsrechner kamen, es gab und gibt immer mehr Regularien, aber im Großen und Ganzen war nicht viel Flexibilität erforderlich. Das allerdings wird sich immer mehr ändern – aus vielen Gründen:
- der Wettbewerb wird härter – nicht zuletzt die Vergleicher und Insurtechs sind auf Kundenjagd, auch pfiffige Maklerkollegen mit schlauen Konzepten werden zur Konkurrenz.
- der Kostendruck wächst, die Courtagen sinken
- Personal ist teuer – und kaum zu bekommen (irgendwann gibt es Frau Müller eben nicht mehr, die alles macht)
Erfolgreich werden also in Zukunft die sein, die der Konkurrenz einen Schritt voraus sind, die effizient und kostengünstig arbeiten und die den Kosten- und Stressfaktor Personal reduzieren. Und das werden die sein, die die Prozesse in ihrem Maklerbetrieb optimal gestalten.
Was bedeutet das in der Praxis?
Kurz gesagt: Wer sein Unternehmen effizient führt, hat die Ressourcen, es weiter zu entwickeln, das eigene Geschäftsmodell voranzutreiben und zu skalieren. Fehlen die Prozesse, Automatismen, ressourcensparende Abläufe, dann bindet das Zeit und Geld.
Und was heißt das? Wie gehe ich vor?
Im Idealfall ist die Implementierung von erfolgreichen Prozessen, Automatismen und Abläufen ein Prozess, der niemals endet. Klingt erst einmal deprimierend, ist aber so. Am besten stellt man sich die Prozesse als Kreislauf vor.
Schritt 1: Die Analyse
Wie gehen wir heute im Unternehmen vor? Bei Anfragen? Bei Anträgen? Bei Schäden? Bei Nachfragen von Kunden oder Gesellschaften. Jede einzelne Tätigkeit sollte genau analysiert und klassifiziert werden. Wer macht was wie und wann? Für jede einzelne Tätigkeit muss es darauf eine Antwort geben!
Schritt 2: Die Dokumentation
Wer macht was wie und wann? Wenn es darauf die Antwort gibt, dann sollte jede Tätigkeit und jeder bereits heute bestehende Prozess beschrieben dokumentiert werden. Damit wird der gesamte Vermittlerbetrieb einmal zerlegt in seine einzelnen Tätigkeiten und Bestandteile.
Schritt 3: Die Bewertung
Hier geht es im Wesentlichen um die Frage: Was machen wir richtig und was machen wir falsch? Wenn alle Prozesse dokumentiert sind, geht es um die Bewertung – natürlich mit dem Ziel in Schritt 4:
Schritt 4: Die Optimierung
Die Dokumentation und die Bewertung aller Vorgänge zeigt schnell, was gut läuft was besser laufen könnte und was gar nicht läuft. Läuft ein Vorgang gar nicht, weil es z. B. immer wieder Fehler gibt, muss der Vorgang insgesamt auf den Prüfstand: Ist er überhaupt notwendig? Kann man ihn ersetzen? Wo überschneidet er sich mit anderen Abläufen, die vielleicht sogar besser laufen? Könnte ein Vorgang besser laufen, muss der gesamte Vorgang auf den Prüfstand: An welchen Stellen hakt es und wie bekommt man diesen „Haken” aus dem Vorgang. In diesem Schritt kommen auch Digitalisierung und Automatisierung ins Spiel: Alle Vorgänge sollten komplett digital abbildbar sein oder werden. Und bei der Automation gilt das Credo: Alles, was immer wieder gleich gemacht werden muss, kann man automatisieren.
Schritt 5: Controlling
Das kontinuierliche Controlling ist der Garant, dass die einmal optimierten Prozesse auch künftig optimiert laufen – und deswegen beginnt es im Controlling wieder mit Schritt 1, der Analyse …
Risikofaktor Betriebsblindheit
Automatisierung, Digitalisierung, Controlling, Prozessoptimierung – der eine oder andere Unternehmer steigt hier aus. Aber bitte daran denken: Niemand muss das alles selbst machen. Niemand kann das alles selbst machen! Vermittlerbetriebe sollen und müssen sich externe Kompetenz ins Boot holen, wenn sie Prozesse optimieren möchten. Das entlastet und hilft vor allem gegen die sprichwörtliche Betriebsblindheit: Die meisten Probleme im Unternehmen werden nicht gelöst, weil sie gar nicht als Problem wahrgenommen werden! Und das ändert sich mit externen Profis schnell und gründlich!
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