Die Urlaubssaison rückt näher. Für Verreisende bedeutet das oftmals Zeitdruck und „Reisestress“. Noch wichtiger sind aber die formellen Rahmenbedingungen – etwa der Urlaubsantrag. Wie sollte der genau aussehen?
Wer hat Urlaubsanspruch?
Für wen besteht überhaupt ein Anspruch auf Urlaub? Das Bundesurlaubsgesetz legt fest, dass der volle Urlaubsanspruch von Arbeitnehmerseite aus nach sechs Monaten der Arbeitstätigkeit vollständig gilt. Per Gesetz haben diese dann Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub. Als Werktage sind hier alle Kalendertage gemeint, „die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind“. Falls der Arbeitnehmer bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub gewährt bekam, gilt dieser Anspruch nicht.
Zusätzliche Regelungen wie etwa ein Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder über das Sozialgesetzbuch, können den Urlaubsanspruch variabel gestalten.
Wünsche beim Urlaubsantrag
Weiterhin schreibt das Gesetz vor, dass die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers bei der Festlegung des Urlaubs zu berücksichtigen sind. „Es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen“. Das kann etwa bei Mitarbeitern mit Kindern der Fall sein. Sollte der Arbeitnehmer einen Urlaub im Anschluss an eine „Maßnahme der medizinischen Vorsorge“ oder Rehabilitation verlangen, so muss der Arbeitgeber diesen ebenfalls gewähren. Genauso haben Arbeitnehmer Anspruch auf zwölf Tage aufeinanderfolgenden Urlaub, zu denen auch die Samstage gehören – der Chef muss diesen zusammenhängenden Urlaub gewähren, darf aber bei triftigen und nachvollziehbaren Gründen gestückelten Urlaub verlangen.
Achtung: Auch eine Ablehnung des Urlaubs ist möglich, dafür müssen aber stichhaltige Gründe vorliegen.
Wie sieht der Urlaubsantrag aus?
Die Form, in der ein Arbeitnehmer seinen Urlaubsantrag einzureichen hat, ist nicht gesetzlich festgeschrieben. Laut dem Staufenbiel-Institut ist es Usus, dass Mitarbeiter in größeren Konzernen ihren Urlaubsantrag schriftlich einreichen und dabei die Personalnummer, ihre Position und die Anschrift vermerken müssen. Bei Unternehmen mit flacheren Hierarchien, wo man sich untereinander kennt, geht der Antrag nicht an die Personalabteilung, sondern für gewöhnlich gleich an den Chef. Das kann in einer kurzen, formlosen E-Mail passieren, oder auch einfach mündlich.
Und zuletzt gibt es die Möglichkeit, verschiedene Tools zu nutzen, die sich dem Urlaubsmanagement in Unternehmen verschrieben haben. Etwa Papershift, Personio oder Vacationizr. Unbedingt im Urlaubsantrag enthalten müssen sein:
- Die Anzahl der beantragten Urlaubstage
- Start- und Enddatum des Urlaubs
Den Urlaubsantrag bestätigen lassen
Die Deutsche Anwaltshotline (DAHAG) rät dazu, stets auf eine klare Antwort vonseiten des Arbeitgebers zu bestehen, und sich eine Bestätigung des beantragten Urlaubs möglichst schriftlich geben zu lassen. Denn wer in den Urlaub fährt, ohne eine Bestätigung vorlegen zu können (oder gar, ohne gefragt zu haben) kann eine Kündigung riskieren. Antwortet der Chef nicht auf einen Urlaubsantrag, so ist eine erneute Nachfrage angeraten. Oder gleich ein neuer Urlaubsantrag, für den Fall, dass zum Beispiel so viel Zeit verstrichen ist, dass die Flüge teurer geworden sind.
Sobald der Chef einem Urlaub zugestimmt hat, kann er eine spätere Verschiebung nicht mehr einfordern. Zwar kommen Arbeitnehmer dieser Bitte trotzdem häufig noch nach, unter anderem, weil ihr Nichterscheinen negative Auswirkungen auf den Betrieb haben könnte. Doch das kann höchstens freiwillig geschehen. Auch ein Rückruf aus dem Urlaub vonseiten des Chefs ist nicht möglich. Auch dann nicht, falls eine Absprache zwischen Arbeitgeber und -nehmer besteht – das legte das Bundesarbeitsgericht (Az.: 9 AZR 405/99) fest.
Zuletzt sei noch erwähnt, dass es gesetzlich verboten ist, während des Urlaubs eine gewerbliche Tätigkeit auszuführen. Auch hier gibt es Ausnahmen – eine davon beleuchten wir im Beitrag „Von Workation und Superinseln“.
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