Immer erreichbar? Das Diensthandy richtig nutzen

In unserer digitalen Zeit, in der Vernetzung und Kommunikation von essenzieller Bedeutung sind, hat fast jeder ein Smartphone in der Tasche. Dabei ist das permanente Online-Sein für viele nicht nur Privatvergnügen, sondern auch berufliche Notwendigkeit. Ein Diensthandy gehört auch für zahlreiche Vermittler zum Arbeitsalltag dazu. Doch obwohl Always-On-Mentalität mittlerweile zur Normalität geworden ist, birgt es auch seine Tücken. Wie nutzt man das Diensthandy also richtig, um effizient zu arbeiten, ohne die Grenzen des Privaten zu überschreiten?

Neu und Trendy: Firmen-Handy

„Gerade einmal jeder zwölfte Berufstätige in Deutschland bekommt von seinem Arbeitgeber ein Mobiltelefon zur Verfügung gestellt.“ Die Zahl klingt überraschend niedrig? Das liegt daran, dass es sich um das Ergebnis einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2011 handelt. Die Bitkom Umfrage aus dem Jahr 2023 ergab, dass mittlerweile 44 Prozent der Befragten von ihren Arbeitgebern ein Diensthandy zur alleinigen Nutzung gestellt bekommen. Weitere 36 Prozent nutzen jedoch ihr privates Smartphone auch für den Job. Auf der anderen Seite nutzen unter denjenigen, welche ein Diensthandy besitzen, 88 Prozent dieses auch für Privates. Doch das geht nicht einfach so ohne weiteres, wie Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder erklärt: 

„Beschäftigte, die ihr dienstliches Smartphone auch für private Zwecke nutzen, brauchen dafür die ausdrückliche Erlaubnis ihres Arbeitgebers. Ratsam ist außerdem, die Bedingungen der Nutzung und Kostenübernahme schriftlich zu regeln“

Kein Anschluss zu dieser Uhrzeit

Ein Anspruch auf ein Diensthandy besteht für Arbeitnehmer in der Regel nicht. Andersrum müssen Mitarbeitende ein Arbeitsgerät allerdings Nutzen, falls der Chef es verlangt. Beispielsweise, um während Terminen außerhalb des Büros erreichbar zu sein. Diese Erreichbarkeit erstreckt sich – soweit vertraglich nicht anders festgelegt – allerdings nicht über die geregelten Arbeitszeiten hinaus. Arbeitnehmer müssen in ihrer Freizeit nicht auf berufliche Kontaktanfragen reagieren. Das hat das Landesarbeitsgericht (LAG) Thüringen 2018 entschieden. Das gilt auch dann, wenn sie das Diensthandy für private Zwecke nutzen. Die private Nutzung des Mobilgeräts ist übrigens nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber dem zugestimmt hat und kann mit einigen Restriktionen einhergehen – beispielsweise dem Verbot gewisser App-Downloads.

Handy weg im Berufsverkehr

Eine ständige Überwachung durch den Chef, ob die festgelegten Regeln wirklich eingehalten werden, ist nicht möglich. Allerdings dürfen die Vorgesetzten:

  • bei rein dienstlich genutzten Handys, die SMS und E-Mails stichprobenartig kontrollieren
  • die gespeicherten (Media-) Dateien auf dem Diensthandy einsehen, zum Beispiel Fotos, Videos, Tonaufnahmen, Text- und Musikdateien oder ähnliches
  • Bewegungsdaten für den Zweck einer getrennten Abrechnung (bei zwei Handynummern) erheben

Insgesamt ist es sowohl für den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber sicherer und weniger Aufwand, das berufliche und das private auf verschiedene Geräte aufzuteilen. Das bestätigt auch Dr. Bernhard Rohleder: 

„Wenn private Geräte dienstlich genutzt werden, sind unter bestimmten Umständen auch Maßnahmen für Sicherheit und Datenschutz notwendig – insbesondere, wenn es um die Übertragung und Speicherung arbeitsbezogener Daten oder Kontakte geht. Hier braucht es klare Regeln zur sicheren Nutzung privater Geräte. Grundsätzlich ist es die bessere und sicherere Variante für Unternehmen, Dienstgeräte […] bereitzustellen, die zentral verwaltet werden und wann immer nötig Updates erhalten.“

Sicher Surfen

Sollte die Aufteilung auf zwei Geräte jedoch keine Option sein, gibt es einige Hinweise und Tools, um die Nutzung für alle Parteien risikofreier zu gestalten:

  • Passwortschutz: Das Diensthandy sollte durch ein sicheres Passwort, einen PIN oder biometrische Daten geschützt sein.
  • VPN und sicheres Surfen: Wenn von unterwegs auf Firmendaten zugriffen wird, sollten das immer über ein Virtual Private Network (VPN) geschehen. Dies verschlüsselt die Daten und schützt vor unberechtigtem Zugriff.
  • Apps und Downloads: Auf dem Diensthandy sollten nur vertrauenswürdige Apps installiert sein und das Herunterladen von Dateien aus unsicheren Quellen muss vermieden werden.
  • Es gibt einige Tools, wie WhatsApp Business

Ein Diensthandy ist ein nützliches Werkzeug, das bei richtiger Handhabung zur Effizienzsteigerung beitragen kann. Es ist jedoch wichtig, klare Grenzen zu setzen, die eigene Privatsphäre und den Datenschutz zu wahren und stets respektvoll mit dem Gerät umzugehen. Dann steht einer produktiven Nutzung nichts im Wege.

Titelbild: © Alliance

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