Wir alle kennen diese Gespräche, die wir eigentlich gar nicht führen wollen, weil wir Bammel davor haben, was kommt. Privat natürlich sowieso, aber auch im beruflichen Umfeld gibt es Gespräche, vor denen wir uns am liebsten drücken würden. Die Gründe dafür können vielfältig sein.
- Es steht viel auf dem Spiel: Einer der besten Kunden hat zum Gespräch gebeten, weil er ein Alternativangebot vorliegen hat. Hier hängt es von unserem Verhandlungsgeschick ab, den Kunden zu binden und die Courtagen im Haus zu halten. Auch Gespräche mit Vorgesetzten gehören hier natürlich dazu, wenn es zum Beispiel um die Beförderung geht.
- Wir wissen nicht, was kommt: Wir haben einen Gesprächstermin, aber wir wissen nicht, worum es eigentlich geht. Wenn zum Bespiel der Kunde aus dem ersten Beispiel keine Angabe darüber macht, warum er das Gespräch sucht, kann die Ungewissheit zu Unsicherheit führen. Das wiederum macht uns nervös.
- Wir wissen nicht, wer kommt: Gespräche sind immer schwierig, wenn wir nicht wissen, auf wen wir treffen. Denn dann ist es schwierig (wenn nicht gar unmöglich), sich auf sein Gegenüber einzustellen und sich auf das Gespräch vorzubereiten.
Allerdings ändert auch alle Unsicherheit der Welt nichts daran, dass diese Gespräche stattfinden. Darum müssen wir lernen, uns auf diese Gesprächssituationen einzulassen und vorzubereiten. Wir haben dazu drei Hilfestellungen vorbereitet.
Wir dürfen unsicher sein
Tipp Nummer eins: Nervosität und Unsicherheit gehören zu Auftritten dazu. Das gilt für erfahrene Entertainer oder Speaker als auch für Gespräche in kleinem Kreis. Und das ist auch gut so, denn Nervosität hält uns wach, wir bleiben aufmerksam, wir fokussieren uns auf das Gespräch. Wer trotzdem zu hibbelig wird, für den könnten Entspannungstechniken ein guter Ansatz sein, um sich zum Beispiel mit einer bestimmten Atemtechnik gezielt zu beruhigen.
Im Gespräch selbst hilft ein ganz einfacher Kniff, um die Ruhe zu bewahren oder sie zurückzubekommen: Die Person(en) gegenüber reden lassen. Wer zuhört, kann nichts Falsches sagen. Und wer zuhört, erfährt viel eher, was der Gesprächspartner will. Wer zuhört, zeigt Interesse an einer Lösung. Nicht umsonst lautet die Formel für erfolgreiche Gespräche: Erst verstehen, dann verstanden werden.
Vorbereitung ist alles
Welch gewaltigen Unterschied die richtige Vorbereitung machen kann, wissen wir alle noch aus den Klausuren in der Schule. Wer sich ausreichend vorbereitet hat, geht wesentlich entspannter in die Prüfung. Das lässt sich auch auf jedes Gesprächsszenario übertragen. Dabei kommt es darauf an, das Thema des Gesprächs in Erfahrung zu bringen und sich mit dem Gesprächspartner zu beschäftigen. Ist es möglich, seine Position und Charakter in Erfahrung zu bringen? Gilt er als schwierig, wie geht man am besten mit ihm um? Dazu haben sich besonders diese beiden Herangehensweisen bewährt:
- Den Gesprächspartner vor dem Gespräch um konkrete Informationen bitten. Worum geht es im Gespräch, welche Informationen werden benötigt, welche Erwartungen hat unser Gegenüber? So kann man die Herausforderungen des Meetings besser für sich fassen. Wer sein Gegenüber nicht kennt, kann den Umweg über ein bereits vertrautes Gesicht im jeweiligen Unternehmen machen und nachfragen.
- Das Gespräch einmal im Kopf durchspielen: Welche Fragen könnten kommen? Wie reagiere ich darauf, welche Informationen fehlen mir gegebenenfalls? Was kann im schlimmsten Fall passieren in diesem Gespräch? Wer ein heikles Gespräch einmal im Kopf durchgegangen ist, der wird bei Unsicherheiten souveräner reagieren.
Es hat sich zudem bewährt, sich für das Gespräch Ziele zu setzen und sich selbst die wichtigsten Fragen zu beantworten:
- Was will ich in diesem Gespräch erreichen?
- Was muss ich in Erfahrung bringen, lernen und herausfinden?
- Was genau will ich bei meinem Gegenüber bewirken?
Wer sich diese Fragen ehrlich beantwortet, kann seine Vorbereitung danach ausrichten und eine Strategie entwickeln, durch die er seine Ziele erreichen kann.
Blackout ganz einfach verhindern
Und Tipp Nummer drei: Cool bleiben beim Blackout! Wer sich vor dem Gespräch klarmacht, dass er auch mit der besten Vorbereitung mal auf dem falschen Fuß erwischt wird und eine Antwort vielleicht nicht geben kann, der kann auch beim Blackout souverän reagieren. In manchen Fällen hilft dann eine einfache Nachfrage beim Gegenüber. „Wer fragt, ist für einen Moment ein Unwissender, aber wer nicht nachfragt, wird sein Leben lang unwissend sein“, sagte bereits Konfuzius. Zugeben, dass man eine bestimmte Information gerade nicht parat hat, und eine Zusicherung zu liefern, die fehlende Information schnell nachzureichen, ist ebenfalls eine gute Lösung.
Notfalls kann es auch helfen, eine kleine Pause einzuschieben. Dann heißt es: Tief durchatmen, wieder in die Spur kommen und das Gespräch erfolgreich zu Ende bringen.
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