Eine Statistik des Deutschen Reiseverbandes (DRV) aus dem Jahr 2021 zeigt, dass die Reiselust der Deutschen traditionell in den Monaten Juli und August am höchsten ist. Die Woche vor dem Urlaub steht oft im Zeichen der Vorbereitung: Abwesenheitsnotizen müssen verfasst, Übergaben geplant und offene Deadlines sorgfältig bearbeitet werden. Damit das möglichst stressfrei gelingt, machen wir uns schon jetzt Gedanken und haben für Euch die Check-Liste.
Die Planung der Urlaubsübergabe
Bevor es in die Tiefe der Abwesenheitsplanung geht, ist es zunächst wichtig, die praktischen Aspekte der Arbeit zu regeln. Trefft Euch vor Eurem Urlaub mit dem Team oder den Kollegen, um die Übergabe zu planen. Setzt Euch zusammen und besprecht alle laufenden Projekte und offenen Aufgaben. So stellt Ihr sicher, dass nichts übersehen wird und Eure Kollegen genau wissen, was während der Abwesenheit zu tun ist. Damit auch im Nachgang nichts unter den Tisch fällt, ist es ratsam, eine detaillierte Liste mit Kontaktpersonen und Zuständigkeiten für den Fall von Notfällen zu erstellen. Und: In welchem Fall kann und darf sich die Urlaubsvertretung auch während der Abwesenheit melden? Eine klare Kommunikation und Planung sind die Basis für eine reibungslose Urlaubsübergabe.
Dokumente und Abwesenheitsnotiz während des Urlaubs
Damit auch Kunden und Geschäftspartner über die Abwesenheit informiert sind, ist eine gut gestaltete Abwesenheitsnotiz entscheidend. Verfasst eine klare und präzise Abwesenheitsnotiz für Eure E-Mails, ebenso wie für Telefonanrufe. Hier müssen folgende Informationen enthalten sein:
- Was ist der Grund der Abwesenheit?
- Wie lange gilt die Abwesenheit und ab wann?
- Wer kann während der Abwesenheit bezüglich dringender Anliegen kontaktiert werden?
Bereitet zudem alle erforderlichen Dokumente, wie Vollmachten und Übergabeprotokolle, im Voraus vor, damit Eure Vertretungsperson alles hat, was sie braucht, um Eure Arbeit reibungslos zu übernehmen.
Wer übernimmt rechtliche Verpflichtungen während Eurer Abwesenheit?
Die Vorstellung, dass eine dringende Angelegenheit unbeaufsichtigt bleibt, während Ihr im Urlaub seid, kann einem schnell die Urlaubsstimmung verderben. In einer geschäftlichen Urlaubsübergabe ist es daher ebenfalls wichtig, klar zu kommunizieren, wer während Eurer Abwesenheit rechtliche Verpflichtungen übernimmt, insbesondere in Bezug auf das Unterzeichnen von Dokumenten.
Dabei ist es entscheidend, sicherzustellen, dass die Person, die in Eurer Abwesenheit unterschreibt, dazu befugt ist und über die entsprechenden Vollmachten verfügt. So sind die Unterschriftenzusätze „i. A.”, „i. V.” und „ppa.“ in der Geschäftskorrespondenz von großer Bedeutung. Sie zeigen an, dass der Unterzeichner in Stellvertretung des Geschäftsinhabers handelt. Hinter diesen Abkürzungen stehen gesetzlich geregelte Vollmachten, die sicherstellen, dass die unterschreibende Person befugt ist, im Namen des Unternehmens zu handeln.
Demnach sollte in einer Abwesenheitsnotiz deutlich gemacht werden, wer während der Abwesenheit rechtliche Verpflichtungen übernimmt. Und: welche Unterschriftenzusätze dabei verwendet werden.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Vertretungsperson über die entsprechende Vollmacht verfügt, um im Namen des Unternehmens zu handeln und rechtliche Verantwortung zu übernehmen.
Die Kundenkommunikation während der Abwesenheit
Die Kommunikation mit Euren Kunden ist auch während der Abwesenheit wichtig. Richtet automatische E-Mail-Antworten ein, um Kunden darüber zu informieren, dass Ihr Euch im Urlaub befindet. Benennt eine Vertretungsperson, die Kundenanfragen während Eurer Abwesenheit bearbeiten kann, und stellt sicher, dass Kunden wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe benötigen. Vereinbart außerdem klare Richtlinien für die Eskalation von Kundenanfragen, falls diese nicht von der Vertretung gelöst werden können.
Denn was ist, wenn das Worst-Case-Szenario eintritt? Der Kunde hat vor dem Urlaub noch die Altersvorsorge unterschrieben und kaum ist der Vermittler im Urlaub, widerruft der Kunde den Vertragsschluss. Ärgerlich allemal, denn aus dem Urlaub kann kaum ein Vermittler den Kunden zum „Widerruf vom Widerruf” bewegen. Hier muss wohl oder übel eine kleine Unterbrechung des Urlaubs her. Im Idealfall spricht der Vermittler den Kunden direkt aus dem Urlaub mit einer kurzen E-Mail an und bittet um einen Gesprächstermin nach der Rückkehr. Bei einem guten Kundenverhältnis kann der Vermittler auch darum bitten, noch einmal ins Gespräch zu gehen und die Motive des Kunden zu erfahren.
Eine Vertragskündigung im Urlaub wiegt ebenfalls schwer, ist aber leichter zu handhaben. Der Vermittler oder sein Team bestätigen dem Kunden den fristwahrenden Eingang der Kündigung. Zudem kommt der Vorgang für die Zeit nach dem Urlaub auf Wiedervorlage. Wer hier nach dem Urlaub das Gespräch mit dem Kunden sucht, ist gut beraten, wenn er oder sie als Vermittler gute Argumente hat, die Kündigung zurückzunehmen – oder mit einem Vergleichsangebot aufzuwarten.
Die Rück-Übergabe nach dem Urlaub
Und wie bringt Ihr Euch nun, frisch erholt, wieder auf den neuesten Stand und stellt den nahtlosen Übergang zurück ins Geschäft sicher?
Plant Zeit ein, um alle offenen Aufgaben zu überprüfen und zu erledigen, die während Eurer Abwesenheit angefallen sind.
Nehmt Euch auch Zeit für ein Treffen mit Eurem Team, um über alles zu sprechen, was während der Abwesenheit passiert ist, und um sicherzustellen, dass alle wieder auf dem neuesten Stand sind. Oder auch, um Erfahrungswerte auszutauschen.
Auch, wenn es bis zum Sommerurlaub noch etwas hin ist, mit dieser Checkliste könnt Ihr sicherstellen, dass die Urlaubszeit für alle Seiten reibungslos verläuft. Das Unternehmen ist gut aufgestellt, um auch während Eurer Abwesenheit erfolgreich zu sein. Wir wünschen schon jetzt eine gute Reise!
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