Ein Meeting. Alleine diese Ansage treibt den einen oder anderen Kollegen und Mitarbeiter schon in die Flucht. Meetings gelten als die größten Zeitfresser im Job. Und diesen miesen Ruf haben sie sich vor allem in Online-Zeiten verdient. Denn solche Meetings finden häufiger statt als Treffen in Präsenz und die Teilnehmer bereiten sie nicht selten eher stiefmütterlich vor. Mit den 5 Erfolgsgaranten für (Online-)Meetings kann jeder diesem Spuk ein Ende bereiten.
1. Erfolgsgarant: ROZZI
Meeting können und werden nur dann erfolgreich sein, wenn sie von Anfang an gut organisiert sind. Dafür braucht es ROZZI, eine Tagesordnung mit folgenden Merkmalen:
Rechtzeitig: Eine Tagesordnung hilft nur dann, wenn alle Teilnehmer sie rechtzeitig bekommen. Bei regelmäßigen Meetings mag das am Tag vorher sein, in anderen Fällen können mehrere Tage oder sogar zwei Wochen Vorlauf hilfreich sein.
Orientierung: Die Besprechung orientiert sich an der Tagesordnung und wird nicht im “Freestyle-Modus” abgehalten. Ein Abweichen sollte die Meetingleitung im Protokoll vermerken.
Ziele: Eine effektive Tagesordnung gibt Ziele vor, keine Inhalte. Wenn also Vermittlerbüros die Kundenbindung neu aufstellen wollen, dann steht auf der Tagesordnung: “Maßnahmen zur Kundenbindung, die der Vertrieb ab dem 1.9.23 umsetzen kann.”.
Zeitrahmen: Jeder Punkt der Tagesordnung bekommt einen Zeitrahmen. Das können bei einfachen Themen mal fünf Minuten sein, bei komplexeren aber eben auch mehr. Der Leiter des Meetings achtet darauf, dass der Zeitrahmen auch eingehalten wird.
Immer: Eine Tagesordnung ist verpflichtend – für jede Art von Meeting, sei es online, in Präsenz oder ein Gespräch mit drei Mitarbeitern.
2. Erfolgsgarant: Ein verlässlicher Zeitrahmen
Meetings sollten immer einen festen Startpunkt und eine klar kommunizierte und eingehaltene Dauer haben, getreu dem Motto: Start ist um 9 Uhr, das Meeting dauert 60 Minuten! Und diese Zeiten sind keine Richtwerte, sondern für alle verlässlich und verbindlich. Denn seien wir mal ehrlich: Wer um 9 Uhr vor dem Rechner oder im Besprechungsraum sitzt, um dann festzustellen, dass alle anderen erst um 9.10 oder 9.15 Uhr gemächlich eintrudeln, der kommt beim nächsten Mal auch erst um 9.15 Uhr. Wetten? Deshalb sollten Meetings immer verlässlich zum angesagten Zeitpunkt beginnen.
Und auch der Endpunkt muss verlässlich sein. Wenn die Teilnehmer (oder einige davon) den Zeitplan für das Meeting ständig sprengen, demotiviert das alle. Gegen Überzieher wirkt vorwiegend eine Tagesordnung mit festen Zeitvorgaben (9.30 bis 9.40 Uhr: Bericht vom Marketing) und eine disziplinierte Leitung des Meetings. Können die Teilnehmer einen Tagesordnungspunkt nicht mehr besprechen, verschiebt der Meeting-Leiter ihn auf die nächste Runde.
Sind die Tagesordnungspunkte schneller abgehandelt als geplant, kann der Leiter das Meeting beenden. Es ist für alle Beteiligten in der Regel ein Segen, hier Zeit zu sparen, um sich anderen Aufgaben zu widmen. Deshalb müssen die Teilnehmer auch keine Rest-Zeit bei einer Tasse Kaffee absitzen. Außerdem stärkt ein früher beendetes Meeting die Motivation, beim nächsten Mal ähnlich diszipliniert zu arbeiten.
3. Erfolgsgarant: Kleine Gruppe – große Erfolge!
Meetings mit zu großen Gruppen sind Effektivitätskiller. Denn je mehr Menschen zu einem Meeting strömen, umso größer ist die Zahl derer, die eigentlich an dem Thema oder den Themen kein wirkliches Interesse haben. Umgekehrt gilt: Wenn im Meeting nur diejenigen sitzen, die das Thema betrifft und die etwas beisteuern können, dann gibt es ein kompaktes und ergebnisorientiertes Meeting.
4. Erfolgsgarant: Pausen – an den richtigen Stellen
Pausen können den Flow eines Meetings komplett ausbremsen, wenn an falscher Stelle unterbrochen wird. Umgekehrt können fehlende Pausen die Motivation auf den Nullpunkt bringen. Als Faustregel gilt: Nach einer Stunde Besprechungszeit gibt es eine fünf- bis zehnminütige Pause. Kürzere Pausen sind nicht sinnvoll, weil sie kaum reichen, um in Ruhe durchzuatmen. Längere Pausen lassen die Teilnehmer den Fokus verlieren. Bei ganztägigen Meetings sollte es natürlich gegen Mittag und am Nachmittag eine längere Pause zum Essen geben.
5. Erfolgsgarant: Die Beteiligten halten die Ergebnisse fest – und setzen die Maßnahmen um
Nichts ist schlimmer und demotivierender als ein “Schaun-mer-mal-Meeting” – eine Sitzung ohne konkretes Ergebnis. Worüber immer auch die Teilnehmer sprechen, am Ende muss ein konkretes Ergebnis stehen. Am einfachsten lässt sich das dadurch sicherstellen, dass die Runde zu jedem Tagesordnungspunkt ein konkretes Ergebnis fixiert, mit dem alle Teilnehmer leben können. Ein konkretes Ergebnis kann dabei übrigens auch sein, dass es kein Ergebnis gibt – weil etwa Informationen fehlen. In diesem Fall sollte die Runde das “Nicht-Ergebnis” vermerken und eine Klärung für das nächste Meeting vereinbaren. Damit das Ergebnis des Meetings auch umgesetzt wird, sollten alle Teilnehmer im Meeting konkret die Umsetzungsmaßnahmen beschließen und etwa To-dos und Arbeitsaufträge beschließen oder verteilen.
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