Offboarding: (Warum) braucht es das?

Der Umgang mit Mitarbeitern ist vergleichbar mit Gästen während eines Restaurantbesuchs: Der neue Gast kommt, wird hofiert, er bekommt seinen Platz gezeigt, die Karte erklärt und der Service erkundigt sich regelmäßig nach dem Wohlbefinden. Es soll alles zur vollsten Zufriedenheit ablaufen. Klar, hier geht es auch um Konsum. Aber dann – wer kennt es nicht – als der Kunde nach der Rechnung fragen möchte, ist plötzlich kein Kellner mehr in Sicht. Und auch den Mantel bringt einem zur Verabschiedung in der Regel niemand an den Tisch. Auf eine gute Bewertung hat das selten Einfluss.

Doch wie sieht es in einem Unternehmen aus? Hier kann eine aufmerksame Verabschiedung durchaus den Unterschied machen, wie der „Gast“, also der Mitarbeiter, das Unternehmen in Erinnerung behält. Und bewertet. Umso entscheidender: Ein gelungenes Offboarding. Wir erklären, wie es geht.

Was steckt hinter Offboarding?

Wie das Onboarding verläuft und weshalb es so entscheidend für eine gute Mitarbeiterbindung ist, haben wir bereits in diesem Beitrag erklärt. Nun geht es um das Pendant, das Offboarding. Es konzentriert sich rein auf das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Ein Prozess, der keinesfalls vernachlässigt oder unterschätzt werden darf. Denn während es bei der Einarbeitung überwiegend darum geht, den neuen Mitarbeiter zufrieden zu stellen, woraus sich (langfristig) Vorteile für das Unternehmen ergeben, dreht sich die organisierte Verabschiedung überwiegend um den Vorteil der Firma.

Es geht im Wesentlichen um die Rückgabe von Arbeitsmaterial, die Ausstellung eines Zeugnisses, abschließende Gespräche oder die Organisation eines Ausstandes. Die Mühe braucht es nicht für einen Mitarbeiter, der ohnehin geht? Falsch. Ganz im Gegenteil sogar. Denn noch während des Ausscheidungsprozesses des bald ehemaligen Mitarbeiters beginnt die Suche nach einem passenden Nachfolger. Und genau hier bedarf es im War for Talents einer ausgezeichneten Reputation.

Rational statt emotional

Gerade im Falle einer Kündigung von Seiten des Mitarbeiters steht das Unternehmen oft unerwartet vor vollendeten Tatsachen. Das kann zu einem angespannten Verhältnis führen. Umso mehr gilt es hierbei einen kühlen Kopf zu bewahren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Bei langjährigen Mitarbeitern darf kein Fachwissen verloren gehen, das dem Nachfolger und letztendlich dem Unternehmenserfolg zuträglich ist. Und auch haben die Beurteilungen auf Jobbewertungsplattformen wie Kununu und Co. eine höhere Gewichtung von jemandem, der das Unternehmen lange kennt. Missmut oder gar Missgunst muss also vermieden werden. Das Employer Branding ist nicht zu unterschätzen. Wenn der Ausstieg harmonisch verläuft, hat das Unternehmen sogar die Möglichkeit, aktiv um eine positive Bewertung zu bitten. Und auch was Formalitäten und den Arbeitsaufwand der Personalabteilung angeht, lässt sich durch ein gelungenes Exit-Management Mehrarbeit vermeiden. Formalitäten werden rechtzeitig und einvernehmlich geklärt.

Kündigung: aktiv oder passiv?

Doch was ist nun konkret zu tun? Je nach Grund der beruflichen Trennung unterscheidet Für Gründer nach folgenden Szenarien:

Kündigung eines relativ neuen Mitarbeiters

Es ist zwar ärgerlich, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, in welchen erst Kosten und Mühe gesteckt wurden, allerdings geht zumindest wenig Know-How verloren. Zudem ist meist auch der neu zu verteilende Workload überschaubar. Allerdings liegt hier eine große Chance auf Verbesserung. Warum geht der Mitarbeiter schon wieder? Wann war die Entscheidung klar? Sind es persönliche oder fachliche Differenzen? Hinhören lohnt sich.

Einvernehmliche Trennung

Eine einvernehmliche Trennung erfolgt in der Regel dann, wenn ein gutes Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber besteht. Ebenso bei einer transparenten Kommunikation. Der Gründe der Kündigung sind hier in der Regel eine mangelnde Aufstiegschance, die bereits in vorherigen Gesprächen abgewogen wurde. Um dem Mitarbeiter das Weiterkommen zu erleichtern und Wertschätzung zu zeigen, kann ein Aufhebungsvertrag beschlossen werden. Allerdings: Da das Ausscheiden dadurch früher als geplant eintritt, ist die schnelle Einleitung des Offboarding-Prozesses gefragt.

Kündigung auf Grund des Mitarbeiterverhaltens

Deutlich weniger harmonisch verläuft es, wenn die Kündigung durch das Unternehmen auf Grund von Fehlverhalten erfolgt. Damit mögliche Querulanten nicht erst recht ihre Chance wittern, dem Unternehmen zu schaden und „nachzutreten“, empfiehlt sich hier, einen Rechtsbeistand zu konsultieren, bevor das Unternehmen auf den Mitarbeiter zugeht. Dieser zeigt Fristen oder ähnliches auf. Auch ist es hier wichtig, die Arbeitsmittel oder auch Büroschlüssel et cetera einzusammeln oder Zugänge zu sperren. Ein Ausstand ist hier selbstverständlich nicht von Nöten, das Team wiederum sollte transparent informiert werden und, sollte sich das Verhalten des Mitarbeiters auf den Teamgeist auswirken, auch aufgearbeitet werden.

Ruhestand eines Mitarbeiters

Steht bei einem Mitarbeiter der Eintritt in den Ruhestand bevor, ist das dem Unternehmen frühzeitig bekannt. Und ebenso frühzeitig sollte es auch handeln. Es gilt, das erlernte Wissen auf die verblebenden Mitarbeiter zu transferieren und eine ausführliche Übergabe zu organisieren. Um Dank und Wertschätzung auszudrücken, sollte ebenso rechtzeitig begonnen werden, den Ausstand zu planen. Sei es ein Umtrunk im Büro, ein Abschiedsgeschenk oder eine individuelle Idee.

Unerwarteter Todesfall eines Mitarbeiters

Am Überraschendsten und nicht wünschenswert ist der Wegfall eines Mitarbeiters durch einen Todesfall. Es geht darum, Pietät zu wahren. Gegenüber Angehörigen und Kollegen Beileid zu bekunden und Verständnis zu zeigen. Dennoch müssen Angelegenheiten wie Lohnfortzahlungen oder die Rückgabe von Firmeneigentum geregelt werden. Auch hier empfiehlt sich Rechtsbeistand.

Organisiertes Offboarding: Die Checkliste

Egal, aus welchem Grund Mitarbeiter ausscheiden, es bedarf in der Regel immer den gleichen Abläufen. Mal mehr, mal weniger umfangreich. Folgende Prozessschritte gilt es zu beachten und auf die eigene Checkliste zu übertragen, bei dem jeweils eine andere Abteilung gefragt ist:

Die Personalabteilung ist umgehend nach der Kündigung zu informieren, damit diese entsprechende Dokumente ver- oder bearbeitet, gegebenenfalls eine Arbeitsrechtler konsultiert und, sehr wichtig, die Suche nach einem Nachfolger einleitet und in Folge vorantreibt.

Der Mitarbeiter selbst ist ebenfalls am Offboarding-Prozess beteiligt. Damit er oder sie weiß, was zu tun ist, kann das Unternehmen auch hier eine Checkliste übergeben. Darin enthalten wären beispielsweise die Schlüsselübergabe, Termine für abschließende Gespräche oder die Übergabe von Passwörtern.

Auch der Kunde ist zu informieren. Wer erst eine Woche vor dem Weggang des Ansprechpartners oder sogar erst nach dessen Ausscheiden über einen neuen Ansprechpartner informiert wird, wird nicht glücklich sein. Transparenz ist hier oberstes Gebot, um die Zusammenarbeit und das Vertrauen nicht zu gefährden.

Last but not least trägt das Team entscheidend zu einem gelungenen Offboarding bei. Hierzu zählen sowohl Übergaben als auch eine angemessene Verabschiedung. Denn nicht nur fachlich, auch persönlich sollten alle Parteien um eine Trennung im Guten bemüht sein. Denn vor allem innerhalb einer Branche gilt: Man sieht sich immer zweimal im Leben, richtig?

Titelbild: ©  asean studio/stock.adobe.com

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